Были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей. Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента

Если и обращаться к кому-то за советом, то к человеку в данных делах разбирающемуся. Да и то, полноценно понять систему взглядов того или иного автора можно лишь прочитав и поняв его труды. Мы же поставили себе амбициозную задачу выделить и коротко представить краеугольные камни отдельных методик и техник.

Стивен Кови

Назвать С. Кови специалистом в области тайм-менеджмента можно лишь с поправкой на то, что управление временем для него - элемент самосовершенствования, в комплексе приводящий человека к успеху. А вот в этом глобальном направлении он является гуру, поэтому ниже собраны некоторые рекомендации из раздела его книги « », посвящённого 3 навыку - определению приоритетов.

Суть навыка: сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Другими словами, никогда не стоит откладывать важные дела на потом, какими бы сложными и неприятными они ни были. Помните, каждое такое дело приближает вас к цели, поэтому заставьте и свои чувства работать на результат. Все, даже самые успешные люди, вынуждены делать то, что не всегда им нравится. Это неизбежность.
Вы должны «зависеть от своих ценностей, а не от мимолетных импульсов и желаний». Движение к цели требует мотивации и настойчивости, поэтому сама цель должна быть приоритетной и важной, ведь себя не обманешь.
Лучший совет по управлению временем, по мнению автора: «Организация и действия на основе приоритетов».
Термин «управление временем» не совсем верный. Нужно учиться управлять не временем, а собой.
Соблюдайте принцип Р/РС баланса (результат/ресурсы+средства). Баланс подразумевает то, что ни одно из данных направлений не перевешивает другое. Попросту говоря, цель должна быть соразмерна затрачиваемым на её достижение усилиям. И наоборот: не стоит тратить большие силы ради успеха в незначительном деле.
Используйте матрицу управления временем для определения действительно важных дел, и концентрируйтесь на них, поскольку от этого зависит достижение ваших глобальных целей.
Ищите возможности и способы сделать вашу личную и профессиональную жизнь проще. Пробуйте, применяйте, среди них могут быть те, которые посодействуют позитивным переменам в вашей жизни.

GTD Дэвида Аллена

Метод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, . Разберём еще некоторые рекомендации:

Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации - организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно складывать всю документацию и другие материалы по проекту. Их стоит завести даже для дел, где существует лишь 1 документ.

«43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция - напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчёт и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладётся документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числу также помещаются записи о звонке и сдаче отчёта. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от ежедневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.

4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель . Суть идеи в дифференциации заданий, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:

Следующие действия. В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Редактировать его, внося новые записи, нужно ежедневно.
Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, и на выполнение которых требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее (пробежать марафон или завести блог).

Джулия Моргенстерн

Дж. Моргенстерн начинала свою карьеру на должности администратора и именно на ней приобрела необходимые навыки планирования и организации. Поэтому она уверена, что управление временем заключается по большей части в правильной организации деятельности. А для того, чтобы она была правильной, предлагает такие инструменты:

1. Оценка. Начинать стоит не с применения каких-либо методик, а с оценки затрачиваемого времени и своих действий. Что вам мешает заниматься приоритетными делами? Причин может быть несколько: технические (отвлечение на соцсети, почту, совершение звонков во время на них неотведённое), внешние обстоятельства (сжатые сроки, нереалистичные графики, дополнительные обязанности), психологические препятствия (нежелание ждать и связанные с этим хронические опоздания, специально создаваемые кризисные условия).

2. Временные рамки. По словам Джулии, 90% её клиентов, используя списки дел, рядом с пунктами не записывают время, требуемое на их выполнение. Это ошибка: временные рамки нужно ставить для любой задачи.

3. Техника 4D. Если в силу какой-либо причины вы не способны выполнить задачу, нужно применить одно из следующих действий:

Удалить (delete). «Если что-то не стоит делать сейчас, то может быть это не стоит делать и позже». Это относится в первую очередь к неквалифицированной деятельности. Откажитесь от таких дел.
Отложить (delay). Применяйте сортировку: менее приоритетные дела можно откладывать, освобождая время на более важные.
Делегировать (delegate). Для выполнения отдельных заданий можно привлечь других: коллег, друзей, семью.
Уменьшить (diminish). В некоторых компаниях производительность значительно улучшилась после того, как еженедельные часовые совещания были заменены на 15-минутные. Это позволило «убить двух зайцев»: сохранить время на непосредственную работу, да и сотрудников на протяжении более короткого отрезка времени стало легче.

4. Приоритеты. Дж. Моргенстерн говорит о необходимости разработки большой «картины жизни» - ваших целей, глобальных планов. Она состоит из 3 этапов. Первый: выделение «категорий» - главного, того, что важно для вас. Их должно быть не больше шести (к примеру, «финансы», «здоровье», «семья»). Второй: цели для каждой «категории». Например, в финансовом плане это может быть определённая сумма на банковском счету к моменту выхода на пенсию. Третий: 2-3 вида деятельности, которые ведут к цели (зарплата, пассивный доход от инвестирования, депозит).

5. Техника SPACE. Организация времени и организация пространства едины, поэтому автор предлагает специальную методику планирования SPACE (от англ. пространство):

Sort - сортируйте дела и вещи вокруг себя.
Purge - очистите время и пространство от всего, без чего можно справляться и так.
Assign - назначьте каждой вещи своё место, а каждому делу - своё время.
Containerize - определяйте параметры каждой значимой деятельности.
Equalize - время от времени переоценивайте свою систему.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Б. Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела - так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.

«Бифштекс из слона»

Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу - сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.

Научитесь говорить «нет»

Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он - плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области - неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.

Стремитесь к автоматизации

Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими - настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.

Выполняйте похожие дела подряд

Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.

Биологические часы

В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом. Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.

7 сервисов и программ для планирования и управления временем

Google Keep

Google Keep - электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.

Maniac Time

Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него - Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?

LeaderTask

Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций - календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.

Microsoft Outlook

Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком - достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

Microsoft OneNote

Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность - поддержка рукописного ввода для планшетов.

Миниплан

Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана - успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации .

Remember the Milk

Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).

И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время. Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут. Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Если вы весь день чем-то занимаетесь и в итоге ничего сделать так и не успеваете, то стоит ознакомиться с несколькими простыми принципами , которые позволят вам сэкономить время.

Профессионалы утверждают, что потратив 10 минут на планирование дел, можно сэкономить до двух часов времени в день.

Перед тем, как что-то сделать, нужно проанализировать, как вы это делали раньше и выявить свои ошибки. В данном случае требуется узнать, на что тратится ваше время. Для этого используется техника хронометража .

То есть, в течение недели следует записывать, сколько времени вы потратили на то или иное дело. Сверяйтесь с часами, скачайте бесплатный многофункциональный напоминальщик ModernAlert (напоминалка, планировщик, секундомер, таймер и много других полезных инструментов, его обзор есть на моем канале YouTube).

Можно воспользоваться онлайн сервисами для отсчета времени или расширениями для браузеров – главное, чтобы вы точно узнали, как вы его тратите.

Контролировать каждый свой шаг непросто, но только так вы поймете, что именно съедает время.

Планирование в тайм менеджменте

Незаписанные дела ваш мозг посчитает необязательными для выполнения, поэтому фиксируйте их – в электронном виде или на бумаге, главное, что все должно быть записано.

Но помните, что в основе составления всякого плана лежат три принципа: регулярность, системность, последовательность.

Регулярность помогает сформировать привычку составлять план.
Системность подразумевает систематизацию дел: от мелкого к основной цели, от самого важного к менее важным.
Последовательность обозначает, что не следует делать много дел одновременно: не начинайте новое дело, не закончив старого.

Техники планирования

✔ Метод дробления целей.

3 цели года
3 цели месяца
3 цели недели
3 ц е л и д н я

✔ Шаблон недели

⇩Планирование дел в понедельник
⇩Результаты дня
Пятничный обзор

Пояснение: начинать планирование времени лучше всего с краткосрочных периодов: с вечера составлять себе план действий на следующий день, затем с утра действовать согласно намеченному плану, вечером анализировать его выполнение и планировать следующий день.

✔ АВС-анализ или градация дел по степени важности

Ⓐ Важные дела дня
Ⓑ Важные, но не срочные дела
Ⓒ Могут быть сделаны когда-нибудь

Пояснение: следует организовывать свои дела по принципу важности: «А» означает наибольшую степень важности, то есть важные дела этого дня, «В» – среднюю (важны, но могут подождать), а «С» – наименьшую (рутинные дела, мелочи, которыми не хочется заниматься, можно сделать когда-нибудь).

Эффективность в тайм менеджменте

Несколько законов тайм менеджмента, которые необходимо знать, чтобы эффективно распоряжаться своим временем.

Первый закон Паркинсона

«Работа заполняет время, отпущенное на неё». Сколько вы отведёте времени на определенное дело, столько и потратите.

Например, если вы решите, что потратите на ремонт квартиры три года, а не три месяца, то будете его делать все три года.

Принцип Парето

«20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата».

То есть, выбрав правильно минимум (20%) самых важных действий для достижения цели, можно быстро получить значительную часть (80%) от планируемого полного результата. Дальнейшие же улучшения (80%) будут неэффективны (20%) и могут быть неоправданны.

Например, 20% покупателей создают 80% прибыли; люди в 80% случаев носят лишь 20% вещей из своего гардероба и т.д.

Еще несколько советов по эффективности:

Если планировать наиболее важные, а также неприятные дела на утро, то вы почувствуете облегчение, освободив свой день и избавив себя от нервозности.
На некоторые мелочи, такие как выгул собаки, пробежка, мытье посуды, влажная уборка, отведите определенное время, например 20 минут (о правиле 20 минут можно прочитать в моей статье ) и придерживайтесь их.
Так же следует учесть и суточные биоритмы человека – например, в течение дня мы испытываем в определенные часы прилив энергии, идей и появляется желание свернуть горы. Тогда и следует браться за самые сложные дела, а легкие оставить на период, когда приходит усталость. Кратко о суточных биоритмах в конце статьи.

Разгрузите свой мозг

✓ Заведите личный ежедневник. Составляйте списки всего, что вам необходимо сделать, купить, списки вещей в поездку и т.п. и организуйте все списки с помощью ежедневника. Как это сделать, можно прочитать в этой .

✓ Все, что можно – перепоручайте, все, что надо запомнить – записывайте на бумаге или пользуйтесь электронными напоминалками или календарями (ссылка на программу, которая поможет в этом, в начале статьи).

Составленный список разгружает мозг и избавляет от беспокойства – как бы чего не забыть.

Эффективна и доска визуализации – для написания списков маркером или для наклеек и записок.

✓ Доводите ежедневные обязательные дела до автоматизма. Мы долго раскачиваемся, думая – хочу или не хочу я этого делать.

✓ Уборка, мытье посуды тоже может отнимать разное время в зависимости от того, как именно вы все делаете. Выработайте определенные схемы, по которым ваш КПД будет максимальным.

Я, например, выяснила для себя, что мытье посуды может отнимать меньше времени, если действовать в три этапа. Это существенно сократило время, которое я стала тратить на это «приятное» занятие.

✓ Наведите порядок в делах (в квартире, кабинете, на столе) и максимально поддерживайте его. Внешнее соответствует внутреннему и наоборот. Это сэкономит время на поиски нужного документа или вещи.

Выполняйте запланированные дела

Спланировать можно что угодно, но чтобы придерживаться плана от вас потребуется сила воли и самодисциплина.

Известно – чем дольше мы думаем, тем меньше делаем. Оптимальным является такое соотношение: 20% времени нужно тратить на размышления и планирование, а 80% – на исполнение.

Разбирайте результаты

Не менее важен и последний принцип тайм менеджмента – разбор результатов. Он позволяет учесть ошибки, выявить, где найти дополнительное время, а ваши положительные результаты будут лучшей самомотивацией для следующих шагов.

Суточные биоритмы человека

С 11:00 до 13:00 и с 13:00 до 15:00 – время предельно возможных для организма нагрузок.

С 10:00 до 12:00 – лучшая работоспособность и прилив энергии. Особенно активно работает отдел памяти мозга, отвечающий за математические действия.

После 12 часов снижается работоспособность, появляется усталость.

14:00 – в это время мы менее стрессоустойчивы. Выполняйте спокойную работу, без мозговых штурмов.

15:00 – новый прилив сил, работает долговременная память.

16:00 -19:00 – высокий уровень интеллектуальной активности.

17:00 – повторный пик активности, самый стрессоустойчивый период в сутках.

В 18:00 снижается активность нервной системы.

После 19:00 часов – улучшается концентрация внимания и повышается реакция.

После 20:00 часов психическое состояние стабилизируется, улучшается память, мыслительные процессы – благоприятное время для обучения и запоминания сложной информации.

После 21:00 часа – физический спад.

А после 24:00 часов начинается новый физиологический подъем – поэтому заснуть после полуночи тяжело.

На какие вопросы Вы найдете ответы в статье “Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план”

От владельцев бизнеса часто можно услышать, что они настолько заняты, что им просто некогда планировать время. Тем самым образуется некий порочный круг: нет времени управлять временем. Чтобы решить данную проблему, нужно понять: потраченные сегодня 25 минут на планирование завтрашнего дня – это не трата, а инвестирование. Планируя свой завтрашний день, вы сможете выделить время на решение своих главных задач, поэтому не нужно откладывать изучение тайм-менеджмента и ждать более благоприятного момента: он вряд ли наступит скоро.

Тайм-менеджмент можно сравнить с физическими упражнениями: увеличивать нагрузку надо постепенно, а тренироваться – постоянно. Чем регулярнее занятия, тем лучше физическая форма. Поэтому идеальный вариант внедрения программы тайм-менеджмента в свою жизнь – пошаговое, день за днем, освоение методик.

Тайм-менеджмент: программа на неделю

Понедельник. Планирование рабочего времени руководителя

Основой эффективной работы становится планирование. Именно тайм-менеджмент (планирование рабочего времени) становится основой организации своих дел. Большинство людей ежедневно ожидает множество различных задач, некоторые из которых необходимо решать в предельно сжатые сроки, а другие могут подождать. Организация данных дел в удобную и эффективную систему становится базовым принципом планирования своего времени.

Рекомендую накануне рабочей недели, в воскресенье, разделить планируемые дела на понедельник по категориям “жестких” и “гибких”. У жестких предусмотрена определенная привязка по времени (к примеру, совещание в 14:00), у гибких же установлен срок исполнения (“подготовка отчета к пятнице”). Для организации этой схемы лучше использовать следующий принцип. В своем планировщике либо ежедневнике следует разделить страницу вертикально пополам – вдоль черты слева перечисляем свои “жесткие” задач, с правой стороны – “гибкие”, не привязывая последние к определенному времени. Благодаря распределению своего дня таким образом можно будет увидеть – между “жесткими” задачами есть интервал времени, которое можно посвятить и “гибким” делам.

Такой тайм-менеджмент позволит получить всю картину предстоящего дня – человек обретает уверенность в том, что придерживается запланированной, эффективной схемы. Не нужно переживать, если будут нарушения в своем плане – ведь жизнь всегда вносит коррективы. Просто нужно адаптироваться к обстоятельствам, внося необходимые изменения в свой план. Важно также учесть – нереалистично “жестко” планировать свыше 40-60% рабочего времени. Чем более день будет “гибким, тем лучше.

Рекомендую планировать свой следующий день накануне – вечером прежнего дня. Утром будете ощущать себя гораздо комфортнее. Обязательно нужно указать в списке своих “гибких” дел – “составить план действий на следующий день”.

Вторник. Принципы управления временем и расстановка приоритетов

После тренировки в понедельник в составлении техники своего планирования “жестких” и “гибких” дел следует переходить к новой ступени тайм-менеджмента – учитывая приоритет своих планов. Довольно часто составление перечня “гибких” дел производится достаточно хаотически – срочные задачи указаны в конце, а второстепенные планы размещены вверху. Такой подход обязательно приведет к беспорядку в реализации своих планов на следующий день.

Чтобы избежать эту проблему, нужно указывать в перечне дела, основываясь на их значимости. Расставляются приоритеты на основе определенных критериев. К примеру, если задача ставится собственником бизнеса, необходимо будет немедленно решать. Если же дело не относится к своим профессиональным обязанностям, то оно может и подождать. Список таких критериев у каждого человека будет индивидуален – нужно их предварительно продумать.

Утром во вторник расставляем свои “гибкие” дела по приоритетам. Для этого могут использоваться различные техники. К примеру, расставляются дела в своем списке в соответствии с приоритетностью задач, либо раскрашиваем графы в различные цвета, которые соответствуют определенной степени важности. Самые важные задачи могут отражаться красным цветом, менее значимые – желтым, дела, которые могут подождать – зеленым.

Такой подход позволяет добиться детального планирования своего дня. Но стоит понимать, детально – не означает поминутно. Просто вы будете знать, чем предстоит заниматься завтра, с чего нужно будет начинать, чем завершать – весь день уже распланирован.

Среда. Целеполагание и “мемуарник”

Целеполагание является важной техникой тайм-менеджмента в вопросах организации рабочего времени и в философском плане. Ведь жизнь дается один раз, поэтому её нужно посвятить самому важному. Для этого необходимо умение планировать, ставить цели. Однако необходима определенная осторожность – не нужно слишком увлекаться модными тенденциями. К примеру, на наших семинарах многие участники отметили, что в ближайшем будущем (5-10 лет) ставят перед собой примерно одинаковые цели – восхитительные, белоснежный офис, множество подчиненных и лучший автомобиль. Конечно, такие мечты плохими не назовешь, но часто человек не может ответить на вопрос – чем именно он занимается, что позволит добиться такого благосостояния, офиса и машины?

Поэтому рекомендуется ведение “мемуарника” (к примеру, отдельного файла на компьютере либо записной книжки, всё зависит от личных предпочтений). Указывайте в нем каждый вечер ключевое событие прошедшего дня, а в конце недели – определяем уже ключевое слово недели, затем и месяца. Должно выбираться лишь одно конкретное событие – позитивное либо негативное, относясь к работе либо другим сферам. Основное условие – должно быть действительно ключевым. Начать свой “мемуарник” следует со среды. Но перед этим нужно записать свои цели на определенный период – к примеру, на 1, 2 или 10 лет. Затем проводим периодический анализ своего “мемуарника”. Благодаря этому можно будет понять ключевые интересы собственной жизни – то, что действительно относится к категории важности. Соответственно, будет возможна оценка правильности своего движения к цели. Либо может быть выявлено, что только удаляетесь от своей цели либо она оказалась вовсе ненужной. Я в своей практике каждый день смотрю на записи, которые были сделаны в этот же день, но в прошлых годах – удается сравнить и проанализировать собственные ценности и произошедшие с ними изменения.

Четверг. Тайм-менеджмент и долгосрочные цели

Когда понимаете приоритеты и свое видение будущего, можно говорить о готовности сделать следующий шаг – карта долгосрочных целей. На карте приводятся долгосрочные цели человека следующим образом. Размещены по горизонтали 2 оси – годы (начиная с текущего) и возраст человека. По вертикали указываются ключевые сферы (семейные отношения, карьера, личное развитие и пр.). Следует указать на пересечении своих лет и ключевых сфер примерные целевые ориентиры. Важное преимущество составления подобной карты – объединение профессиональных и личных целей на общем плане.

Конечно, периодически возможны определенные изменения своей карты. Однако благодаря ней возможен примерный набросок будущего, изображая свой примерный маршрут дальнейшего пути. Поэтому уже в этот четверг изображаем свою первую карту долгосрочных целей.

Пятница. “Слоны” и “лягушки”

В нашем распоряжении уже составленные план дел и список целей, поэтому в пятницу начинаем продумывать нужную мотивацию для достижения поставленных задач. Для составления такого плана можно рекомендовать довольно простую технику, основанную на условном разделении своих задач на “лягушек” и “слонов”.

“Слоны” – любые трудновыполнимые, объемные дела, которые всё же необходимо выполнять (условно “съесть”). Изначально может показаться, что “съесть такого слона” просто невозможно. Но…слона можно разделить на куски, чтобы приготовить множество небольших “бифштексов” для своего ежедневного меню. Аналогична задача и со сложными, объемными задачами – которые вполне разделяются на составляющие, по отдельности с которыми можно справиться. К примеру, в конце года возникает необходимость составить годовой отчет. Нам предстоит поистине масштабная работа – с поиском сложных материалов, организацией деятельности и пр. Нужно разделить общую сложную задачу на отдельные части – например, ежедневно писать по 3 абзаца либо описывать отдельную тему. Благодаря этому можно будет справиться с составлением отчета в установленный срок без постоянных переживаний и стрессов. Опыт подтверждает – благодаря такому подходу удается быстрее решать свои сложные задачи, затратив меньше усилий.

Похожим образом обстоит ситуация и с “поеданием лягушек”. Под термином “лягушка” предполагается мелкое, но неприятное дело. Хотя выбора нет – выполнять его необходимо. Такая “лягушка” со временем вполне может стать “слоном”, если не “съесть” её своевременно. К примеру, нужно выразить бухгалтерии недовольство авансовыми отчетами либо разобрать нижние ящики своего стола. При грамотно организации “лягушки” тоже становятся вкусными “бифштексами”, на которые мы разделяли и “слонов”. Для использования данной методики на практике – берем “слона”, которого делим на части. Затем указываем перечень “лягушек” и оформляем всю эту информацию в следующую таблицу.

В левой части указываются все “бифштексы” и “лягушки” на каждый день. С правой стороны указывается выполнение либо невыполнение данных целей. Если определенная работа в этот день не предполагалась – оставьте пустое место. Если же предполагалась, однако выполнить не удалось – нужно поставить прочерк. При выполнении конкретной цели – нужно ставить плюс либо галочку. Не нужно расстраиваться из-за своих прочерков, но всё же – если в определенной графе их становится очень много, то стоит задуматься и взяться за дело. Данную таблицу размещаем на видном месте либо в своем ежедневнике. Важно, чтобы видели свою таблицу несколько раз в день – не забывая свои цели и для получения дополнительной мотивации.

Суббота. Ритмичность в отдыхе и ресурсные занятия

Завершается рабочая неделя с наступлением выходных. Можно расслабиться и ознакомиться с более приятными, подходящими техниками тайм-менеджмента для грамотной и полноценной организации своего отдыха. В субботу на текущей неделе можно рекомендовать 2 техники управления временем.

Ритмичность в отдыхе. Человек не может концентрировать свое внимание на одном предмете более 40 (редко 80) мин. Поэтому следует примерно раз в час предоставлять себе отдых в течение 5 мин. К примеру, во время чтения книги либо просмотра деловых журналов, накопившихся за эту рабочую неделю, нужно каждый час получать отдых – побыв в тишине, прогулявшись и пр. Такой опыт со следующей недели можно перенять и для рабочего места.

Ресурсные занятия. Они способны оживлять либо успокаивать (максимально переключая, способствуя более эффективному и скорейшему отдыху). К примеру, некоторые предпочитают гулять по лестнице с 1-го этажа на последний и обратно, другие вышивают крестики, третьи делают себе перерыв, наслаждаясь кофе с ромом. Здесь человеку важно определиться с подходящим себе занятием, способствующим эффективнейшему восстановлению внутренней энергии. От качества отдыха зависит и эффективность восстановления своей работоспособности. Можно всю субботу посвятить прогулкам и отдыху в парке либо поездке в развлекательный центр всей семьей. Следует продумать, какие ресурсные мероприятия можно включить в своем рабочем графике на следующей неделе.

Воскресенье. Побалуйте себя, система управления временем готова

Воскресенье – отличный день, чтобы поздравить себя с успешным недельным курсом, благодаря которому удалось настроить свою систему тайм-менеджмента. Не помешает и немного побаловать себя. Для этого можно придерживаться техники промежуточных радостей. Выберите что-то особенно приятное для себя – что любите, но не можете себе позволять ежедневно. К примеру, дополнить свой рацион чем-то дорогим и вкусным, посетив любимые места, пообщаться с дорогими себе людьми, позагорать, провести время на природе, просто подарив час безделья и пр. Такие радости устанавливаются для себя за определенный объем работы. Используйте данную схему для планирования рабочего дня, недели либо даже года. Для этого можно составить таблицу – с указанием вознаграждения за свои достижения. Появляется дополнительная мотивация, работать становится гораздо интереснее. В конце воскресенья нужно составить план рабочего времени на понедельник, основываясь на рассмотренных нами техниках тайм-менеджмента.

Привет, Хабр! Краткое вступление - я работаю руководителем IT отдела крупной медицинской компании. Вот уже с год назад пытался заставить самого себя качественно работать с распределением своего рабочего времени. Это пост - мой опыт, мои взгляды, трудности восприятия и образцы форм для ведения тайм менеджмента.

Что такое тайм менеджмент? Это инструмент управление своим временем, притом это применимо не только к рабочему времени, но и к личному (вне рабочему). В попытках сделать всё и сразу вы в конце концов упретесь в тупик, не понимая почему на всё запланированное не хватает времени, а потом, попросту начнете забывать какие-то задачи/идеи/цели, которые казались сверх интересными, сверх прибыльными, сверх инновационными. Так случилось и со мной, честно пытаясь сделать что-то лучше, что-то оптимизировать, я откладывал какие-либо цели на дальний план и в силу текущей погруженности в основные обязанности, рабочую текучку, забывал про идеи, которые казались мне перспективными. Примерно с начала года я начал искать программы, увлекательные статьи которые помогли бы мне более качественно подходить к вопросу о тайм менеджменте и поверьте, для себя я понял суть, которую не находил ни в одной статье и не в одной книжке/программе. Перейдем к основным аспектам, которые помогут вам качественно работать с своим временем и с поставленными самому себе задачами:

1. Не обманывайте себя

Прорабатывайте все гипотезы поставленных идей, не останавливайтесь на достигнутом пока не найдете четкого ответа на поставленный вами же вопрос – будет ли эта идея/предложение востребованным в вашем деле/в бизнес процессе/в работе. Гипотеза должна быть закончена на четком факте (доказательстве её необходимости) или четком опровержении. На пути этого доказательства большинство людей начинают заниматься самообманом, говоря себе – «ой, это не возможно», «это очень сложно для меня», «никто этого не поймет» - поверьте, если бы все окружающие люди думали бы так же, то в мире не было бы электричества, не было бы в компаниях хорошего объема продаж, новых продуктов, успеха в целом.

2. Научитесь признавать свои ошибки

Сложный психологический фактор, переступив который Вы по-другому научитесь смотреть на вещи. Начните с признания самому себе, если вам сложно сделать это перед человеком/перед процессом/действием перед которым вы совершили ошибку. В период, когда я только начал вести тайм менеджмент я столкнулся с этой проблемой. Было сложно написать самому себе задачу о том что должен был сделать ещё пол года назад, а потом благополучно либо забыл либо «забил», при этом понимая что данная задача всплывет через какое-то время и ощущения от этого будет ничуть не лучше чем сейчас, а то и хуже из-за утраченного времени. Признание своих ошибок, в конце концов, научит вас быть более внимательным к задачам, к их выполнению, ведь никогда не захочется говорить – «да, я ошибся» и Вы будете максимально делать для этого всё, чтобы забыть о подобных признаниях и выполнить все в срок и наиболее качественно. Ну а если Вы и совершите ошибку, то научитесь их принимать достойно и исправлять, ведь недаром даже в школе все мы делали работу над ошибками. Важный момент – не ищите виноватых, ищите возможность всё сделать так, чтобы в дальнейшем не повторять подобных ошибок (даже если ошибка совершена не с вашей стороны), общайтесь с коллективом, предлагайте варианты решения, адекватно реагируйте на аргументированные претензии. Поиск виноватых возможен лишь в тех случаях, если вы обладаете большим количеством свободного времени, тогда есть и время и на ругань и подобные никому не нужные психические всплески. Надеюсь, Вы не из таких людей.

3. Не ленитесь

Словарь Даля характеризует лень такими словами – неохота работать, отвращенье от труда, от дела, занятий; наклонность к праздности, к тунеядству. На самом деле я не буду углубляться в каждое слово, все мы люди взрослые и понимаем что лень далеко не положительное качество, я лишь рассмотрю её со стороны тайм менеджмента. Массу задач я записываю на листе ручкой к примеру в течении дня (перед мной либо всегда лежит листок либо блокнот) и тут встает очень важный момент – не откладывайте на потом занесение задач/идей в файл, где вы ведёте тайм менеджмент, поверьте, лист может потеряться, на него может пролиться кофе или же если рассматривать блокнот, то можно забыть о том, что планировал простым перелистыванием на другую страницу. Заносите задачи/идеи своевременно, обязательно в течении дня не откладывая на завтра или на вечер. Как только выдалась свободная минутка тут же используйте её эффективно, соблюдая самодисциплину, внесите данные в файл – это займет не более чем 2-3 минуты. О том как сэкономить время на внесении задач в файл далее…

4. Пишите задачи кратко и понятно вам.

Не стоит описывать весь технический процесс, если Вы уверены в том, что в последствии его легко можете вспомнить. Вам быстро наскучит тайм менеджмент, если Вы будете уделять массу времени написанию заданий самому себе. То есть условно, мне нужно – «Установить новый сервер, установить операционную систему Windows 2003 Datacenter, поставить базу данных Microsoft SQL 2000 с последним пакетом обновлений, установить программы для резервного копирования всей ОС и базы данных…. И т.д.» - поверьте, если я бы ставил себе задачу в файле тайм менеджмента таким образом, то массу рабочего время я бы тратил только на написание задач. Я называю это «ярлыками памяти», поставив себе задачу «Установить сервер БД» я быстро вспомню, что мне нужно сделать в подробностях, которые так же всплывут в момент проработки задачи. Запомните – задачи Вы ставите самому себе, ставьте их таким образом, чтобы Вы мгновенно могли вспомнить, о чем идет речь. Так же, лично я, не ставлю задачи которые связаны с рабочей текучкой, если в этот момент у меня нет большой загрузки и текущую задачу я могу выполнить в ближайшие 15 минут.

5. Не ставьте задачу на конкретный рабочий час/минуту, лучше - ставьте на день.

Возможно, не всем подойдет этот аспект, но, думаю, большинство со мной будет согласны. Краткая предыстория – изначально я пытался использовать различные программы, в которых можно было поставить напоминалку на определенное время, определенный час, определенную минуту. Данная напоминалка выскакивала на пол экрана с описанием задачи и это в 90% случаев происходило в момент моей пиковой загрузки, когда было совершенно не до задачи и было 2 варианта - перебить время выполнения либо закрыть задачу. В итоге – после 3-его перебивания времени, я просто пылал от нежелания пользоваться данными программами и испытывал чувство стыда перед самим собой от того что в очередной раз я откладываю данную задачу ещё раз на пол часа. В итоге я перешел на подневное планирование. В течении дня, если Вам интересно, у меня от 2 до 5 задач, в зависимости от предполагаемого времени на их решение, задачи связанные с текучкой, как написал выше, сюда не включаю.

Итак, теперь о файле, который я использую для постановки задач. На ваше удивление это не очередная программа, которую нужно изучить, понять, принять. Это простой файл Excel, с знакомым Вам интерфейсом без каких-либо великих формул. Я остановился на данном формате так как считаю что нужно эффективно использовать те ресурсы, которыми мы обладаем, да и к тому же при необходимости можно просто начать заполнять дополнительный столбец. Файл необходимо постоянно держать под рукой, например на рабочем столе или же переместив его в автозагрузку (он будет открываться при старте системы), так как я не выключаю рабочий компьютер совершенно у меня данной проблемы нет - файл всегда запущен. Перейдем к текущему, предложенному мной варианту, рассмотрим столбцы:

Что сделать - в данном столбце я заполняю краткое название задачи, так например «Установить сервер БД», «Шаблоны для заказа отчетов с кубика», «Отчет по клиентам», «Посмотреть выполнение планов», «Предложить скидку на продукт M фирме N»

Дата постановки задачи - дата, когда появилась данная задача. Важный на мой взгляд фактор, дабы понимать сколько времени уже уделено на данную задачу, с какого времени она ещё не выполнена. Я немного укоряю себя, если вижу что с момента создания задачи прошло 2 недели - месяц, а результата так до сих пор и нет. Если задача связана с необходимым вмешательством какого-либо отдела/определенного сотрудника, и он мне до сих пор не дал ответ – я повторно напомню ему о вопросе изложенном в задаче. Часто бывает так, что не получив ответ от определенного сотрудника/отдела, Ваша задача не может быть выполнена, если она не будет нигде записана то поверьте Вы о ней забудете, так же как и человек связанный с ней. Так на начальном этапе легко можно загубить интересную идею.

Примерная дата завершения - тут я ставлю дату, когда предполагаю завершить данную задачу, обычно при этом бегло пробегаюсь по выставленным в строках датах, и понимая сколько примерно времени на выполнения той или иной задачи, выставляю предполагаемый срок её выполнения. Иногда, при большой нагрузки в течении дня я передвигаю данную дату, но, скажу честно это бывает крайне редко. Когда вы начнете вести подобный файл Вы в последствии так же начнете наиболее эффективно планировать время выполнения задачи.

Дополнительный комментарий - тут я описываю, к примеру, те дополнительные действия, которые появились в момент выполнения задачи или же комментарий при завершении задачи. К примеру, если задача затрагивает какого-либо сотрудника смежной фирмы, я пишу «Жду ответа от Пупкина», «жду цен от снабжения», «передал отчет, жду обработки», а если задача завершена, то пишу результат выполнения или же, пишу информацию о создании подзадачи (как раз, когда гипотеза какой-то идеи не до конца подтверждена и требуется либо дополнительного доказательства либо её опровержения). В каждой моей задаче есть дополнительный комментарий, даже если она просто завершена. Наверное, это самый положительный психологический фактор, когда после выполнения ты пишешь что с успехом завершил задачу.

Для обсуждения с руководством - в данном столбце я ставлю либо «1» либо «0». Если задача требует обязательного вмешательства руководства, то «1», если нет то «0». Согласитесь, будет удобно, максимально эффективно, если Вы придете к руководству с списком задач и ничего не забудете при этом? Я, честно, не могу все держать в голове или же мне понадобиться достаточное время, чтобы вспомнить, что я хотел обсудить, а зачем отнимать время у руководства компании и у самого себя, когда можно заранее иметь в запасе список вопросов, который можно быстренько распечатать при возможности обсуждения.

Так же, в задачах я стал применять пока что 4 цветовых гаммы, которым выделяю строки задач. Например, строка выделяется:
желтым цветом – то задача завершена
зеленым цветом – то найдено иное решение по данной задаче (в комментарии указываю какое)
красным цветом – то что нужно обсудить с руководством компании.
белым цветом – выделяю строки, в которых написаны текущие задачи (которые на данный момент выполняются)

В качестве определения номера задачи я использую номер строки в Excel-е, если к примеру создаю подзадачу (пытаюсь подтвердить или опровергнуть гипотезу) то ссылаюсь на номер строки которая спровоцировала новую задачу.

В итоге все описанное выше у меня выглядит как то так:

Послесловие

При эффективном использовании своего времени у Вас появиться больше идей и больше возможностей их реализаций, так же зная свой план на завтрашний день Вы можете легко управлять своим временем не забывая о поставленных задачах и даже в случае повышенной напряженности от текучки не забудете о важных записанных в файле задачах. Возможно, кто-то уже применяет какую-то схему управлением своим временем, кто то пытается изобрести что-то новое, я же – предлагаю вышеописанную схему, которой я эффективно пользуюсь на протяжении двух месяцев, постепенно дорабатывая, доводя до наибольшего совершенства рабочий подход. Можно долго пенять на смежные отделы, о забывчивости персонала, при этом самому быть далеко не совершенным в данном плане, а можно подходить к работе более качественно, стремиться что-то улучшать и в итоге быть лидером хотя бы в отношении окружающего тебя коллектива. Не думайте, что тайм менеджмент поможет Вам с первых дней, когда Вы начнете им пользоваться. В первые 2 недели Вы будете судорожно вспоминать невыполнение задачи, заносить их в список и пытаться выполнять по 10 задач в день. Ещё через недели 2, Вы поймете что по 10 задач в день, которые Вы не смогли выполнить условно в течении года, Вы явно не сможете сделать и у Вас наступит понимание по сколько реально заданий Вы сможете выполнять. Начнете приоритезировать задачи, расставлять их уже с умом и пониманием, сколько времени примерно понадобиться на их решение. И только через минимум месяц кропотливой работы Вы начнете понимать, что такое - «эффективное управление своим временем», и я вам обещаю, Вы начнете смотреть на свою работу и работу сотрудников уже другими глазами, постепенно повышая эффективность и качество.

Тайм-менеджмент
Как выжать 100% эффективности из 24 часов?

Тайм-менеджмент – это методика управления временем, которая направлена на повышение эффективности его использования. Изначально эта наука появилась для того, чтобы помогать людям в работе и бизнесе. Но со временем польза тайм-менеджмента стала актуальна и для повседневной жизни. Полезные советы на эту тему читайте в статьях: и

Для чего и кого нужен тайм-менеджмент?

Новейшие тенденции в обществе не проходят бесследно – их влияние напрямую связано со свободным временем каждого из нас. За последние десятилетия жизнь человека изменилась так, что в ней появились новые обязанности и новые соблазны.

Говоря о последнем, стоит упомянуть, что соблазны потратить время впустую и являются первой преградой на пути к тайм-менеджменту. С появлением в жизни людей интернета появилось и много возможностей «скоротать» время, а другими словами – потратить его неэффективно. Так же было и с телевидением несколько лет назад, и так далее.
Значит ли это, что тайм-менеджмент нужен лишь тем, кто просиживает время в социальных сетях или тратит его на просмотр ТВ? Конечно же, нет. Потерять уйму времени без пользы можно и работая 24 часа в сутки, что на первый взгляд кажется полезным. Правильно выстраивать свои планы нужно для того, чтобы успешно выполнять несколько задач одновременно. А поэтому тайм-менеджмент будет полезен абсолютно для каждого человека.

Последствия отсутствия тайм-менеджмента

На изучение и развитие этой области направлены силы нескольких направлений деятельности: психологов, менеджеров, бизнесменов и других специалистов своей области. Благодаря этому, уже сегодня можно с уверенность сказать, что отсутствие тайм-менеджмента является причиной следующих проблем:
⦁ Бессонница
⦁ Стрессы
⦁ Депрессия
⦁ Упадок сил
⦁ Снижение работоспособности
Этот список можно продолжать бесконечно. Ведь неправильное планирование дня мешает добиться задуманного, вызывает чрезмерную усталость, что за собой влечет стрессы, а затем и депрессии. Как с этим бороться? Об этом мы расскажем ниже.

Как правильно планировать свое время?

Изучение психологов и менеджеров показали, что переизбыток свободного времени влияет на человека так же плохо, как и переизбыток работы. Поэтому, самое первое правило тайм-менеджмента – это соизмеримое время работы, отдыха и сна. Наилучшая продолжительность сна не должна быть меньше 7 и больше 8 часов.
Что касается оставшихся 16 часов, которые отводятся на работы и отдых, здесь важен индивидуальный подход. Для того чтобы сохранять продуктивность на нужном уровне, нельзя тратить все оставшееся время на работу. Но и время отдыха должно быть минимальным, достаточным для поддержания тонуса.

Планированием своего дня нужно заниматься самостоятельно. Важно понимать, что тайм-менеджмент – это не составление планов на день. Это гораздо длительный и более серьезный процесс, который состоит из:
⦁ Анализа целей, формирования задач на основе анализа
⦁ Определение степени важности каждой из задач
⦁ Составление плана
⦁ Выполнение плана
⦁ Анализ проделанной работы
⦁ Формирование выводов и корректировка плана в соответствии с реальными фактами

Формирование задач по методике «Дерево целей»

Для анализа и формирования задач поможет технология дерева целей. Эту методику используют в разных сферах бизнеса и повседневной жизни. Для наглядности его рисуют любым удобным способом, начиная с самой главной цели.
Например, вам необходимо создать свой бизнес. На начальном этапе для этого вам понадобится 3 000 000 рублей (к этому приходят на основе анализа). Эти деньги вы планируете получить тремя способами: свои накопления + инвесторские вклады + субсидии от государства. Значит ваши задачи на ближайшее время будут состоять из трех ветвей «дерева». Наглядный метод построения дерева целей изображен ниже.

Для построения подобных графиков существует немало программ, с помощью которых вы сможете в два клика изобразить свое дерево целей.

Составление плана с помощью методики АВС

Для планирования своего времени можно использовать блокнот или записную книжку, программу для гаджета или сервис. На основе составленного дерева целей нужно составить подробный план действий и задач, на основе которых распланировать свое время наперед. Например, дата защиты бизнес-плана и проведения конференции уже известна. Поэтому вы можете заранее поставить эту задачу на назначенный день.
Что касается ежедневных задач: работа, домашние дела, встреча с семьей, — здесь понадобится формирование графика. Для того чтобы составить правильный план на каждый день, понадобится немало времени. Начните с планирование на ближайшие дни. Для этого запишите хаотичный план дел с примерным количеством времени, которое займет каждый пункт.

Далее, воспользуйтесь системой сортировки АВС. Ее методика устроена просто: разделите все задачи по степени важности на три группы. Група А – дела, которые займут 20% времени, но принесут 80% результата. Группа В – дела, которые займут 30% времени, но принесут 15% результата. И группа С – дела, требующие 50% времени и приносящие 5% результата.
Эта методика помогает наглядно увидеть, насколько важны ваши дела и насколько соизмеримы затраты времени с их пользой. После сортировки планов с помощью методики АВС распределите свои задачи на ближайшие дни так, чтобы ежедневно вам приходилось выполнять планы сразу из трех групп. Это делается для того, чтобы не перегружать один из дней слишком сложной работой.
Дифференцируя работу по сложности и продолжительности, у вас получится добиться наилучшей эффективности.

Анализ корректности плана

Составляя план дел на ближайшие дни по принципу АВС, вы руководствуетесь интуицией и полагаетесь на логику. Но лучший советник в тайм-менеджменте – это факт. Поэтому, выполняя составленный план, корректируйте время, которое по факту заняло выполнение каждого пункта. Делайте записи несколько раз, затем анализируйте.
Не забывайте при анализе делать записи и по поводу того, что служило причиной вашего упадка сил в течение дня, а что – приливом. Это крайне важно, так как никакой план не поможет повысить эффективность вашего времени, если вы его выполняете в состоянии усталости. Работать нужно и над созданием бодрого настроения.
Вы заметите, что ваш день состоит из задач двух видов: периодические и однократные. Первые вы выполняете ежедневно, а вторые – лишь один раз. Анализируя уже выполненные планы, старайтесь вывести идеальную формулу для выполнения первых. Так как эти дела присутствуют в вашей жизни постоянно, то вы можете расписать их на годы вперед и выработать наиболее эффективную систему их выполнения.

Принцип Парето

С Принципом Парето вы уже встречались ранее, на этапе составления плана. Его суть в том, что 20% усилий приносит 80% результата. Планируя свой день, неделю, месяц и даже год, обязательно учитывайте этот закон. Анализируйте свои планы, сопоставляйте задачи друг с другом и выявляйте наиболее продуктивные.

И наоборот, подумайте дважды над важностью задач, которые занимают 80% вашего времени и приносят лишь 20% результата. Возможно, от них можно отказаться или найти другой путь для их решения.

Незапланированные задачи и матрица Эйзенхауэра

Спустя время вы заметите, что не всегда удается выполнить план. Иногда может случиться что-то непредсказуемое, что потребует затратить время. А так как ваш день был расписан, что-то из списка дел вы сделать не успеете.
Для того чтобы незапланированные задачи приносили наименьший ущерб вашему режиму дня и работоспособности, необходимо определить степень важности внезапно возникшей задачи и время, которое она потребует. Не стоит ее выполнять, жертвуя временем для сна или отдыха. Лучше пересмотреть список дел и перенести тот пункт, который равносилен возникшей задаче по времени, но при этом является менее важным.
Для того чтобы найти этот пункт, который вы сможете перенести на попозже, составьте матрицу Эйзенхауэра. Ее принцип построен на двух перекрещивающихся векторах (так же как оси Х и Y). Ось Y определяет степень срочности дела, а Х – важности. Распределите планы на этой плоскости и найдите одновременно наименее важное и наименее срочное дело. Его и перенесите на следующие дни.

Время на отдых

Оптимальное время, которое следует тратить на отдых не должно превышать 8 часов. Конечно же, в условиях современной жизни можно назвать счастливцем того человека, у которого имеется возможность потратить 8 часов на отдых. Причем сон не имеет к этому отношения. Это те 8 часов, которые можно потратить на встречу с семьей, прогулку по парку, посещение оперы и пр.

При планировании своего дня, важно быть полностью честным с самим собой и правильно понимать свой организм. Первое время понадобится ставить эксперименты и отдыхать разное количество времени, а затем записывать результаты и описывать свое самочувствие в течение дня. С помощью этого способа вы сможете найти единственное верное для вас количество времени, которое позволит вам не перетрудиться, но при этом и не расслабиться до состояния лени.

Заключение

Привычный большинству людей темп жизни по пятидневному рабочему графику не является правильным. Мы привыкли тратить субботу и воскресенье на развлечение, то есть все 48 часов. После усердной рабочей недели такой длительный перерыв для организма соизмерим с резким перепадом температуры или уровня кислорода в воздухе. А будние дни, зачастую, не оставляют даже получаса на отдых. Все это негативно влияет на организм, самочувствие и работоспособность человека.
В связи с этим крайне необходимо правильно распределять свое время. В этом и помогает наука под названием «Тайм-менеджмент».